Информационное обеспечение системы менеджмента -одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой
является определяющим фактором обоснованности принимаемого
решения и эффективности функционирования системы.
В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие
коммуникация. Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику.
Коммуникаций -
это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том. что делаем, - смысл может быть утрачен.
К примеру, в 1982 г. и еще раз в 1985 г., когда фирма «Джонсон энд Джонсон» установила, что некоторые капсулы «Тилеола» ядовиты, высшему руководству фирмы пришлось наладить эффективные коммуникации с такими группами, как средства массовой информации и потребители, Управление санитарного надзора за качеством пищевых продуктов и медикаментов и дистрибьюторы. Пришлось также наладить связи с руководителями среднего звена, которые стояли во главе лабораторий и заводов в разных странах мира. Эти руководители, в свою очередь, установили связь с руководителями более низких уровней и контролерами, подотчетными им. Наконец, руководство фирмы «Джонсон энд Джонсон», вероятно, оповестило о своих проблемах всех сотрудников фирмы. Сочетание таких средств коммуникации, как совещания, служебные записки, телефонные переговоры, формальные отчеты, видеоленты и беседы с глазу на глаз, позволили в конечном счете охватить многих работников фирмы.
Руководитель 50-90% всего
времени тратит
на коммуникации.
Руководитель
занимается этим чтобы реализовать свои
роли в
межличностных отношениях,
информационном
обмене и процессах
принятия решении по
функциям управления.
Обмен информацией представляет одну
из самых
сложных проблем на любом уровне
иерархии.
В обмене информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель -
лицо,
генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение -
собственно
информация, закодированная с
помощью
символов.
3. Канал - средство
передачи информации.
4. Получатель - лицо, которому предназначена
информация и которое
интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель
проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью
утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
1. Зарождение идеи.
Пример. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмоти этапа – «не начинайте говорить, не начав думать».
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Процесс обмена информацией как система с обратной связью и шумом показан на рис.1.
Предлагается следующая
структура информации:
1) по объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.:
2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
3) по форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;
4) по изменчивости во времени - условно-постоянная н условно-переменная (недолговечная);
5) по способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная. письменная и др.;
6) по режиму передачи - в нерегламентируемые сроки, по эапросу и принудительно в определенные сроки:
7) по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
8) по стадии жизненного цикла объекта по стадии маркетинга (НИОКР, организационно-технологической подготовке производства н т.д. до списания);
9) по отношению объекта управления к субъекту - между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.