Любая система организационного управления, в том числе автоматизированная, не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней сферы, без передачи информации о принятых управляющих воздействиях. Определение оптимальных объемов информации, поступающей в различные органы управления, оптимального распределения потоков информации во времени и пространстве является необходимым условием эффективного функционирования систем организационного управления.
Проектирование информационного обеспечения должно основываться на анализе задач, решаемых в узлах принятия решений. Анализируются цели; критерии, задачи, способы их решения и взаимосвязи. Далее исследуется каждый вид управленческих решений для определения необходимой информации; рассматриваются вопросы об источниках необходимой и достаточной информации, ее передаче, хранении и поиске.
Информация может подвергаться определенным преобразованиям. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, детализировать, обобщать и т. д. В результате, обычно появляется новый документ. В некоторых узлах системы информация может использоваться для выработки управляющих воздействий.
Система управления любого ранга комплексно обеспечивает решение задач перспективного и текущего планирования, оперативного управления, учета и статистики. Информация, необходимая для решения этих задач, также представляет собой единый комплекс, начиная от исходных первичных данных и информационных массивов и кончая выходными результатами, что определяет соответствующий подход к проектированию информационных систем.
Главным понятием системного подхода к сложным системам управления является понятие информационного потока. Реализованные в системе информационные потоки должны обеспечить необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме все ее подсистемы, включая требуемые механизмы обратной связи.
Целесообразно различать информацию, необходимую для планирования и оперативного управления. Задачи планирования, как правило, характеризуются большим объемом вычислительной работы и большой размерностью. Частота их поступления на обслуживание обычно невелика, и время поступления является заранее обусловленным. Время решения этих задач обычно велико и не является лимитирующим, частота изменения исходных данных невелика, достоверность данных мала, а точность решения определяется в основном достоверностью исходных данных.
Задачи оперативного управления характеризуются случайным характером возмущений, приводящих к рассогласованию плановых и фактических показателей. В среднем, объем вычислений для задач оперативного управления невелик, частота же их поступлений в обслуживающие узлы велика. Время решения, как правило, невелико и является лимитирующим. Частота изменения исходных данных велика, их достоверность также велика. Точность решения задачи обычно определяется качеством алгоритмов решения задач данного класса.
В состав информационного обеспечения входят:
- нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы;
- текущие сведения, поступающие извне системы, требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм выработки решений;
- накапливаемые учетные и архивные сведения, необходимые
для планирования и развития системы.
Поступающие в систему текущие сведения часто называют оперативной информацией.
Поскольку любая информация должна быть отражена на носителе, разработка информационного обеспечения состоит не только в определении смыслового содержания и информационных характеристик потоков, но и в определении материальных носителей информации, создании системы документации и системы хранения информации на машинных носителях.
Вследствие того что система и окружающая среда подвергаются частым изменениям, для обеспечения стабильности результатов необходимо эффективно управлять процессом ввода необходимых изменений, т. е. изменения нужно своевременно обнаруживать и, в случае необходимости, производить соответствующую коррекцию решений.
В связи с этим возникают понятия необходимой и достаточной информации, обеспечивающей заданное качество выработанного управляющего воздействия.